دبیرخانه و مکاتبات
دبیرخانهٔ کاغذی ABCTask را جایگزین نمی‌کند — دقیقاً همان منطق شماره‌گذاری و ثبت را دیجیتال می‌کند، به‌علاوهٔ جست‌وجو و OCR که روی کاغذ ممکن نبود.
نمودار فیلدهای یک نامه
هر نامه پنج گروه اطلاعات دارد. نمودار زیر این پنج گروه و فیلدهای هرکدام را نشان می‌دهد؛ توضیح دقیق هر فیلد در بخش پس از نمودار آمده است.
توضیح کامل هر فیلد
چهار گروه نمودار بالا، از نوع نامه تا مسیر ارجاعش، هرکدام در ادامه جداگانه توضیح داده شده‌اند.
نوع و طرفین
جهت نامه — وارده، صادره یا داخلی — تعیین می‌کند فیلد طرفین چطور پر می‌شود: برای وارده و صادره یک نام آزاد خارج از سازمان (طرف مقابل)، برای داخلی یکی از پرسنل خودتان (فرستندهٔ داخلی). مشتری مرتبط هم اختیاری است — نامه می‌تواند به یک مشتری مشخص وصل باشد یا کاملاً داخلی/اداری بماند.
محتوا
موضوع شرح آزاد موضوع نامه است. شمارهٔ ثبت هنگام ثبت به‌صورت خودکار، با پیشوند متناسب با نوع نامه، ساخته می‌شود — نیازی به دفتر ثبت جدا روی کاغذ نیست. پیوست هم تصویر یا اسکن خود نامه است که با یک کلیک، از طریق OCR، به متن قابل جست‌وجو تبدیل می‌شود.
زمان‌بندی
تاریخ نامه همان تاریخی است که روی خود نامه درج شده، و می‌تواند با تاریخ ثبت (لحظهٔ دقیق واردکردن نامه به سامانه) کاملاً متفاوت باشد — نامه‌ای که چند روز پیش نوشته شده اما امروز به دستتان رسیده، هر دو تاریخ را جدا نگه می‌دارد. تاریخ بسته‌شدن هم فقط وقتی ثبت می‌شود که نامه واقعاً به «بسته» برسد.
وضعیت
اولویت چهار سطح دارد — کم، متوسط، بالا، فوری. وضعیت هم فقط دو حالت دارد: باز یا بسته — نامه‌های باز همان‌هایی هستند که روی تب «نامه‌های من» در داشبورد دیده می‌شوند. مسئول فعلی هم مشخص می‌کند چه کسی الان مسئول پیگیری این نامه است — فیلدی که با هر ارجاع جدید، بدون نیاز به ویرایش دستی، به‌روز می‌ماند.
تعامل
ثبت‌کننده چه کسی این نامه را در سامانه ثبت کرده را نشان می‌دهد. ارجاع‌ها تاریخچهٔ کامل «چه کسی، به چه کسی، با چه یادداشتی» نامه را دست‌به‌دست کرده‌اند نگه می‌دارند، و اقدامات یادداشت‌های پیشرفت هستند — هر دو کنار هم روی یک ریسهٔ زمانی مشترک. بازدیدکنندگان هم چه کسی و چه زمانی این نامه را باز کرده را ثبت می‌کند.
وارده، صادره و داخلی
هر نامه یکی از این سه نوع است. برای وارده/صادره، طرف مقابل یک نام آزاد (خارج از سازمان) است؛ برای داخلی، هم فرستنده و هم گیرنده از پرسنل داخلی خودتان انتخاب می‌شوند — یک صفحهٔ اختصاصی «نامه‌های داخلی» هم برای همین سناریو وجود دارد، جایی که فرستنده همیشه خود شما هستید.
شماره‌گذاری خودکار
هر نامه هنگام ثبت، یک شمارهٔ ثبت با پیشوند مناسب نوع خودش می‌گیرد — دستی وارد کردن شماره و نگه‌داشتن دفتر ثبت جداگانه لازم نیست.
ضمیمه و تبدیل تصویر به متن (OCR)
عکس یا اسکن نامه را ضمیمه کنید — حتی مستقیم از دوربین موبایل. با یک کلیک، محتوای تصویر به متن قابل جست‌وجو تبدیل می‌شود؛ مدیر سیستم می‌تواند بین دو سرویس OCR (ابری Google Cloud Vision یا خوداتکای Tesseract) یکی را انتخاب کند.
ارجاع، اقدام، اولویت و پایان کار
یک نامه هم قابل ارجاع به همکار دیگر است و هم پذیرای یادداشت‌های اقدام — دقیقاً مثل پیگیری مشتری. هر نامه اولویت و وضعیت (باز/بسته) خودش را دارد، و مسئول فعلی آن روی «نامه‌های من» در داشبورد دیده می‌شود.