دبیرخانه، مکاتبات اداری و OCR چیست؟
از دفتر اندیکاتور کاغذی تا دبیرخانه دیجیتال با تبدیل تصویر به متن — اینجا توضیح می‌دهیم این مفاهیم چه هستند و ABCTask چگونه آن‌ها را پیاده می‌کند.
دبیرخانه سنتی و مشکلاتش
در بسیاری از سازمان‌ها، نامه‌های وارده و صادره در دفاتر کاغذی یا فایل‌های اکسل جداگانه ثبت می‌شوند. پیدا کردن یک نامه قدیمی، دانستن اینکه یک نامه به چه کسی ارجاع داده شده، یا اطمینان از پاسخ‌دادن به موقع، معمولاً به حافظه یا جست‌وجوی دستی وابسته است.
دیجیتالی‌سازی مکاتبات یعنی چه؟
یعنی هر نامه — وارده، صادره یا داخلی — با یک شماره ثبت خودکار، مسئول مشخص، و امکان ارجاع و پیگیری، در یک سامانه واحد ثبت شود. به‌جای کاغذ، هر نامه یک رکورد قابل جست‌وجو و گزارش‌گیری می‌شود.
فناوری OCR چیست؟
OCR (Optical Character Recognition) فناوری «تشخیص نوری کاراکتر» است: یک عکس یا اسکن از نامه گرفته می‌شود و نرم‌افزار متن داخل آن تصویر را به صورت متن قابل جست‌وجو و کپی استخراج می‌کند — دیگر نیازی به تایپ دستی محتوای نامه‌های قدیمی یا اسکن‌شده نیست.
ماژول دبیرخانه در ABCTask
مکاتبات وارده، صادره و داخلی
هر نامه بر اساس نوعش (وارده، صادره، داخلی) با شماره ثبت خودکار و طرف مکاتبه یا فرستنده/گیرنده داخلی ثبت می‌شود.
ارجاع و پیگیری
هر نامه قابل ارجاع به همکار دیگر، ثبت اقدام، تعیین اولویت، و در نهایت بستن پرونده است — با تاریخچه کامل قابل مشاهده.
تبدیل تصویر نامه به متن (OCR)
عکس یا اسکن هر نامه به سامانه پیوست می‌شود و با یک کلیک، محتوای آن به متن تبدیل می‌شود — متنی که بعداً در گزارش‌ها و جست‌وجو قابل استفاده است، بدون نیاز به تایپ دوباره.