پیش‌فاکتور و فاکتور فروش
از یک پیش‌فاکتور در حال مذاکره تا یک فاکتور تسویه‌شده، همه روی یک سند واحد و همیشه قابل‌ویرایش. این صفحه همهٔ فیلدهایی که یک سند فروش دارد را نشان می‌دهد، به‌همراه یک نمودار کامل و روند کار گام‌به‌گام از ثبت تا دریافت وجه.
نمودار فیلدهای یک سند فروش
هر پیش‌فاکتور یا فاکتور پنج گروه اطلاعات دارد. نمودار زیر این پنج گروه و فیلدهای هرکدام را نشان می‌دهد؛ توضیح دقیق هر گروه در ادامه آمده است.
توضیح کامل هر فیلد
نمودار بالا فیلدها را نشان می‌دهد؛ در ادامه، گروه‌به‌گروه، دلیل وجود هرکدام توضیح داده شده است.
هویت
هر سند دو شمارهٔ کاملاً مستقل دارد: یک سری «پ‑» برای پیش‌فاکتور و یک سری «ف‑» برای فاکتور، هرکدام به‌صورت خودکار و بدون برخورد ساخته می‌شوند — حتی وقتی فاکتور مستقیم و بدون پیش‌فاکتور صادر می‌شود، باز هم هر دو شماره برایش رزرو می‌شود. سند همیشه به یک مشتری مشخص وصل است، و اختیاری می‌تواند به یک قرارداد فعال همان مشتری هم مرتبط باشد. کارشناس فروش مسئول هم مشخص می‌کند چه کسی پاسخ‌گوی این سند نزد مشتری است.
اقلام
هر ردیف یک عنوان، واحد، تعداد و قیمت واحد دارد — یا از یک کالای از پیش تعریف‌شده انتخاب می‌شود، یا کاملاً آزاد وارد می‌شود. تخفیف هم روی تک‌تک ردیف‌ها قابل تنظیم است، نه فقط روی کل سند: هم به‌صورت درصد، هم به‌صورت مبلغ ثابت، با سقفی که هرگز از خود قیمت ردیف بیشتر نمی‌شود. جمع هر ردیف — پس از کسر همان تخفیف — همان لحظه، حین تایپ‌کردن، زیر همان ردیف نمایش داده می‌شود.
مالی
نرخ مالیات یک عدد اختیاری برای کل سند است. جمع کل از جمع تمام ردیف‌ها (پس از تخفیف‌شان) به‌دست می‌آید، و مبلغ نهایی همان جمع کل به‌علاوهٔ مالیات است — هر دو، همراه با جمع هر ردیف، همان لحظهٔ ثبت یا ویرایش سند، پیش از ذخیره، دیده می‌شوند. دریافت‌ها فهرستی از پرداخت‌های واقعی است که برای یک فاکتور ثبت می‌شود — هرکدام قابل ویرایش، نه فقط یک‌بار قابل ثبت — و وضعیت پرداخت (پرداخت‌نشده / بخشی پرداخت‌شده / تسویه‌شده) از روی همین دریافت‌ها، خودش، بدون دخالت دستی محاسبه می‌شود.
وضعیت
وضعیت مذاکرهٔ پیش‌فاکتور چهار مرحله دارد: پیش‌نویس، ارسال‌شده، تأییدشده، ردشده. برخلاف بسیاری از سندهای اداری، رسیدن به تأییدشده یا ردشده پایان راه نیست — هر دو، دوباره قابل بازگشت به «در حال پیگیری» هستند، چه با کشیدن‌ورهاکردن روی برد، چه از منوی کارت. تاریخچهٔ وضعیت هم هر جابه‌جایی، با زمان و شخص، برای همیشه ثبت می‌کند — یک ریسهٔ کامل از مسیر مذاکره، نه فقط وضعیت فعلی سند.
تعامل
ارجاع‌ها تاریخچهٔ کامل «چه کسی، به چه کسی، با چه یادداشتی» یک سند فروش را برای پیگیری دست‌به‌دست کرده‌اند نگه می‌دارند، و اقدامات یادداشت‌های پیشرفت هستند — هر دو کنار هم روی یک ریسهٔ زمانی مشترک، حتی پس از تبدیل به فاکتور. حذف از برد هم یک فیلد بورد-محور است: یک کارت می‌تواند از نمای کانبان کنار گذاشته شود، همراه با ثبت اینکه چه کسی و کِی این کار را کرده، بدون اینکه خود سند از فهرست یا گزارش‌ها ناپدید شود — و هر لحظه، با یک کلیک، دوباره به برد برمی‌گردد.
روند کار: از پیش‌فاکتور تا دریافت وجه — گام‌به‌گام
نمودار زیر یک بازسازی نمادین از مسیر واقعی یک سند فروش است، نه یک عکس واقعی از صفحهٔ برنامه — برای اینکه کل روند، از ثبت تا تسویهٔ کامل، در یک نگاه دیده شود.
-
۱
ثبت پیش‌فاکتور — یا صدور مستقیم فاکتور
معمول‌ترین مسیر، ثبت یک پیش‌فاکتور برای مذاکره است — مشتری، ردیف‌های کالا و خدمات، نرخ مالیات. اما اگر مذاکره‌ای در کار نبود، همان‌جا می‌توان یک فاکتور را مستقیم صادر کرد؛ بدون عبور از مراحل بعدی.
-
۲
ارسال به مشتری
پیش‌نویس با یک کلیک به «ارسال‌شده» می‌رود — سند آماده است، در انتظار پاسخ مشتری.
-
۳
تأیید یا رد — و بازگشت‌پذیری کامل
مشتری تأیید می‌کند یا رد می‌کند. اگر مذاکره ادامه پیدا کرد — مثلاً برای اصلاح قیمت یا اقلام — هر دو حالت دوباره به «در حال پیگیری» برمی‌گردند، با همان روش برد کاری که در همهٔ سامانه استفاده می‌شود: کشیدن‌ورهاکردن یا منوی کارت.
-
۴
صدور فاکتور
پیش‌فاکتور تأییدشده با یک کلیک به فاکتور تبدیل می‌شود — یک شمارهٔ «ف‑»ی تازه می‌گیرد، بدون از دست دادن هیچ‌کدام از ردیف‌ها یا تاریخچهٔ خودش. سند، چه پیش‌فاکتور بماند چه فاکتور شود، همچنان قابل ویرایش است.
-
۵
ثبت دریافت‌ها تا تسویهٔ کامل
هر پرداخت واقعی — کامل یا جزئی — یک دریافت جداگانه است، هرکدام بعداً هم قابل ویرایش. وضعیت پرداخت خودش، بر اساس مجموع دریافت‌ها در برابر مبلغ نهایی، بین «پرداخت‌نشده»، «بخشی پرداخت‌شده» و «تسویه‌شده» جابه‌جا می‌شود — بدون اینکه کسی مجبور باشد آن را دستی تغییر دهد.
دو برد کانبان، یکی برای هرکدام
پیش‌فاکتورها روی برد خودشان، بر اساس همان مراحل مذاکره (در حال پیگیری، تأییدشده، ردشده) دیده می‌شوند. فاکتورها هم برد جداگانهٔ خودشان را دارند، این‌بار بر اساس وضعیت پرداخت — چون آنچه برای یک فاکتور واقعاً مهم است پیشرفت وصول وجه است، نه مراحل مذاکره‌ای که پشت سر گذاشته. هر دو برد در داشبورد شخصی هم، کنار لیست معمولی، با همان سوییچ لیست/برد یک‌سان همیشگی سامانه در دسترس‌اند.